Als theoretische Fundierung für diese Gedanken einer gemeinsamen Informationsverwertung dient mir ein Informations-Modell, das ich selber entwickelt habe: Demnach machen Informationen in menschlichen Systemen einen Kreislauf durch. Dieser besteht aus den Elementen Recherche – Aufarbeitung – Verbreitung – Verwaltung.
Recherche
Am Anfang werden Informationen erzeugt: Indem jemand recherchiert, für den Zweck unstrukturierte Daten aufarbeitet etc. wird Information, die für einen bestimmten Zweck verwendet werden kann. Dies übernehmen in der Regel Experten in einzelnen Stellen. Recherchieren kann man im Internet, in Bibliotheken, Datenbanken, auf der persönlichen Ebene… Recherchefähigkeit ist ein zentrales Lehrziel des Hochschulstudiums. Gute Recherchefähigkeiten sollten vermittelt werden.
Aufarbeitung
Im zweiten Schritt müssen diese Informationen so aufbereitet werden, dass sie kompakt und leicht verständlich sind. Dies kann auf vielfältige Weise umgesetzt werden: Ein Weg sind leserfreundlich geschriebene Texte in einem Aufbau und Layout, das schnell Überblick über das Wichtigste gibt. Über das Web sind mehrstufige Verfahren möglich: Eine Oberfläche mit kurzen Vorspann-Texten gibt einen Überblick, wer mehr lesen will, kann auf einen Link klicken, die ganz ausführliche Version gibt’s als E-Book oder PDF-Dokument.
Manches zeigt man aber besser in einem kurzen Lehrvideo. Oder auditiv orientierte Mitarbeiter können sich Inhalte als Podcast herunterladen und beim Joggen oder auf dem Weg zur Arbeit anhören. Gut sind auch Animationen. Infografiken können große Zusammenhänge auf einen Blick verständlich machen, mit Diagrammen, Karten, Schaubildern… Dafür gibt es tolle Programme wie yEd und virtuelle Möglichkeiten wie IBM Many Eyes. Vieles davon wird gerade unter dem Stichwort „Datenjournalismus“ diskutiert. Tolle Inspiration bieten aber auch Meisterleistungen aus alten Zeiten: Etwa Infografiken aus politischer Propaganda in den Weltkriegen, alte Wahlplakate etc.
Verbreitung
Im dritten Schritt müssen die Informationen zu denen gelangen, für die sie brauchbar sein können. Dies kann durch die klassischen Verfahren der Public Relations geschehen wie Print Produkte. Das Internet gibt hier vielfältige neue Möglichkeiten: multimediale Blogs, Newsfeeds, Microblogging, soziale Netzwerke, Newsrooms sind nur einige Möglichkeiten. Außerdem eignen sich Vorträge und Webinare, oder gar E-Learning-Strukturen. Grob gesehen kann man dabei das Push- und das Pull-Prinzip bei Informationen unterscheiden. Nutzer suchen nach dem Pull-Prinzip selber nach Informationen für Probleme oder nach Hintergründen; gleichzeitig sollen sie nach dem Push-Prinzip mit Neuigkeiten versorgt werden. Dabei können Nutzer nicht nur nach einem Thema suchen, sondern auch browsen: Sie gelangen über einen Artikel zu dem Thema, das sie suchten, gleich auch zu weiteren relevanten Informationen. PR-Journalisten und Marketing-Experten sind hier die Profis.
Verwaltung
Informationen, die einmal aufbereitet und verbreitet wurden, müssen effektiv verwaltet werden, um Doppelarbeit zu vermeiden. Jetzt muss das Wissen verwaltet werden: Dies bietet dann eine gute Basis für zukünftige Recherchen. Archive und Bibliotheken sind hier das Mittel – Der Trend geht hier immer mehr zur vollständigen Digitalisierung in Dokument-Management-Systemen. Aber Papier wird es immer geben, daher wird es auch immer Strategien für Papierablage-Systeme brauchen, die mit der digitalen Ablage koordiniert werden müssen. Wichtig kann dies gerade auch werden, wenn größere personelle Wechsel in einer Organisation anstehen und neue Mitarbeiter schnellstmöglich in die Organisation integriert werden müssen.
Ziel eines guten Wissens- und Informationsmanagements in einer Einrichtung sollte sein, dass dieser Kreislauf nicht unterbrochen wird und ins Leere läuft. Wenn jemand schon mühsame Recherchearbeit gemacht hat, darf das Ergebnis nicht irgendwo verstauben, weil es so schlecht aufgearbeitet ist, dass es keiner lesen will, oder weil niemand anders davon erfährt, oder weil andere mit dem gleichen Problem die Lösung aufgrund fehlender Ablage nicht mehr finden können.