Wiki-Systeme bieten Organisationen Möglichkeiten, kollektives Wissen aufzubauen und Informationen gemeinsam zu nutzen. Doch ein zentrales System einzuführen und zu pflegen stellt vor allem ein soziales Projekt dar. Die Frage ist, ob das System dann auch von den Mitarbeitern angenommen und mit Inhalten gefüllt wird. Externe Berater führen es ein, aber sind dann wieder weg. Mitarbeiter haben oft nicht die Zeit, das System zu erlernen und Beiträge zu verfassen.
Hier kommt die Unternehmenskommunikation ins Spiel: Kommunikations-Fachleute sind geschulte Profis dafür, Informationen zu recherchieren und medial verständlich aufzuarbeiten. Sie sind auch Experten dafür, Menschen über verschiedene Kanäle mit Themen zu erreichen. Dies können sie im organisationalen Wissensmanagement vortrefflich einbringen.
Einheitliches Ablagesystem gewährleisten
Ein zentraler Betreuer kann dafür sorgen, dass einheitliche Standards im Wiki-System eingehalten werden, zum Beispiel:
- Optische Gliederung: Wann wird im Artikel welche Überschrift gebraucht, wie werden Überschriften formuliert? Der geschulte „Wiki-Gärtner“ kann hier Standards überwachen.
- Systematische Verschlagwortung: Der zentrale Redakteur kann eine einheitliche Leitlinie für Standard-Schlagworte forcieren.
- Kategorien und Verzeichnis-Struktur: Auch hier sollte ein einheitliches Konzept hinter jeder Eingliederung stehen.
- Interne Verlinkung: Eine zentrale Instanz sollte überwachen, dass verwandte Artikel konsequent durch Hyperlinks vernetzt werden.
Inhalte pflegen
- Einheitliche Qualitätsstandards: Geschulte Redakteure in der Unternehmenskommunikation können Texte redigieren und in eine leserlichere Form bringen. So steigt das Vertrauen der Mitarbeiter in die Texte.
- Abteilungen können Schreibaufträge geben: Anstatt dass Experten im Betrieb selber Artikel schreiben, können sie auch Schreibaufträge für Artikel an die Unternehmenskommunikation geben und sich als Recherchepartner zur Verfügung stellen. Ein Redakteur kann den Artikel dann mit den angemessenen Medien wiedergeben, neben Text z. B. auch mit einem Kurzfilm oder einer Infografik.
Experten- und Querschnittsfunktion
- Fachbeauftragte betreuen: Die Abteilung Kommunikation betreut einen Stamm von Wiki-Beauftragten aus den Abteilungen: In jeder Abteilung gibt es einen Verantwortlichen, der die Bedarfe seiner Stelle an die Unternehmenskommunikation übermittelt und seine Abteilung auf dem Laufenden hält.
- Schulungen durchführen: Die Unternehmenskommunikation kann Einführungs-Workshops anbieten zu Themen wie „Einführung in das Wiki-System“, „Dokumentenverwaltung mit dem Firmenwiki“ etc.
- Koordination mit der IT-Abteilung: Die Unternehmenskommunikation sammelt Feedback der Nutzer und verbessert zusammen mit der IT die Benutzerfreundlichkeit des Systems.
- Ansprechpartner für Recherchen: Wenn jemand im Unternehmen etwas recherchieren muss, kann er sich direkt an die Unternehmenskommunikation wenden für fachliche Beratung. Diese Rolle gibt es zum Beispiel in den Archiven von großen Zeitungen, Magazinen und TV-Sendern.