Interne Rundbriefe, das Mitarbeiter-Magazin und das schwarze Brett werden zunehmend ersetzt durch Intranet-Lösungen, die unter dem Begriff „Enterprise 2.0“ laufen. Die digitalen Möglichkeiten können die interne Kommunikation bestens ergänzen.
Web 2.0 bedeutet für viele die Demokratisierung der Kommunikation im Internet: Jeder kann Autor und Publisher sein und seine Gedanken mit allen über Blogartikel und Messenger-Posts teilen, ohne vorher erst Gatekeeper wie die Herausgeber einer Zeitung für sich gewinnen zu müssen. In Wikis können analog zur Wikipedia gemeinsam Wissensbestände aufgebaut werden. Mein Vorschlag ist jedoch, diese neuen Möglichkeiten des self publishings mit den klassischen Fähigkeiten einer zentralen Redaktion zu kombinieren.
Die zentrale Redaktion für den internen Wissensaustausch
Die Abteilung Kommunikation ist traditionell dafür zuständig, Inhalte zu Artikeln und Medienbeiträgen auszuarbeiten und dafür zu sorgen, dass sie an Adressaten übermittelt werden. Daher sind sie meiner Meinung nach auch die richtige Adresse, um diese Rolle in der internen Kommunikation der Zukunft zu übernehmen. Das Wissen, das einzelne Fachexperten in der Organisation haben, können die gelernten Redakteure aus der Kommunikationsabteilung so journalistisch aufarbeiten, sodass sie kompakt und leicht verständlich sind.
Es ist möglich, dass Mitarbeiter Artikelwünsche bei der Abteilung Kommunikation äußern. Die Redaktion kann bewerten, wie viel Nutzen ein Artikel zu dem Thema stiften kann, und das Thema dann je nach dem in einen zentralen Redaktionsplan aufnehmen. Als erweitertes Gremium könnte hier eine Konferenz von Content-Beauftragten aus den Fachbereichen dienen. In einer großen Runde könnte der Redaktionsplan immer wieder abgestimmt werden, und die Beauftragten könnten weitere Themen aus ihrem Fachbereich platzieren.
Zudem könnte die Abteilung Kommunikation als sogenannter „Wiki-Gärtner“ ein zentrales Wiki-System in der Organisation inhaltlich pflegen, sodass die Strukturen übersichtlich bleiben und kein Wildwuchs entsteht. Grundlage kann sein, dass es über jede Abteilung einen eigenen Bereich gibt, in dem dessen Arbeit, Kompetenzen und Ansprechpartner für bestimmte Themen erläutert werden. Weitere sinnvolle Inhalte wären häufig gestellte Fragen, Glossare, empfohlene Vorgehensweisen, Koordination von Terminen und Events, Sitzungsprotokolle, Hintergrundwissen aus Recherchen etc.
Social-Intranet-Systeme als technische Basis
Seit seiner Version 2010 bietet das Programm Microsoft SharePoint die ideale Grundlage für solche sozialen Intranets. Ergänzt werden kann das durch Kommunikationsprogramme ähnlich von sozialen Medien, in denen Mitarbeiter wichtige Informationen für alle teilen können oder unternehmensweit Fragen stellen. Projektgruppen können sich vernetzen, man kann bei Themen, die einen betreffen, Status-Updates folgen – sozusagen ein Twitter/ Facebook im Unternehmen.
Ziel ist es, ständiges Mikrowissen bei der Arbeit zu teilen, über das man aber nicht unbedingt einen Wiki-Artikel erstellen würde, wie: „Der Vortrag gestern war hilfreich: Habe XY gelernt“, oder „Falls jemand mal das und das machen muss: Versucht gar nicht erst Lösung XY – habe das 2 Tage erfolglos versucht“, oder: „Habe interessanten Artikel zu dem Thema gefunden, das uns demnächst alle betrifft“.
Eine Standard-Softwarelösung ist hier das Programm „Communote“ der Firma Communote GmbH, weitere Software-Lösungen sind Yammer (Software as a service); Status.net (Open Source); Heart of Co. (Proprietäre kommerzielle Lösung). So können Mitarbeiter aber auch effektiv nach dem Push-Prinzip über Neuigkeiten informiert werden: Sie können etwa RSS-Feeds zu Themen im Unternehmen abonnieren (auch in sozialen Netzwerken möglich), die sie betreffen, und so laufend aktuelle Meldungen ohne großen technischen/ organisatorischen Aufwand erhalten wie bei gedruckten Mitarbeiterinformationen.
Der digitale Arbeitsplatz als Collaborative Workplace
Weitere Lösungen fallen unter den Namen „Collaborative Workplace“: Ein integrierter Arbeitsplatz, über den Mitarbeiter über eine Startseite zugreifen, die sich jeder Mitarbeiter selber einrichten kann und auf der er einen Überblick über alles, was ihm wichtig ist, hat. Dahinter steht der Kollaborative Projektraum: Neben Wikis ist auch eine Dokumentenverwaltung, Expertenlisten, Kommunikationssysteme wie für Video-Konferenzen, Notizen-, Aufgaben- und Terminverwaltung, Business-Intelligence-Apps wie Reports etc.
Das geht über Communote bzw. In Microsoft SharePoint Server. Den Arbeitsplatz kann man zum semantischen Wissensnetz ausbauen: Durch Verschlagwortung und Zugriff auf alle Dokumente im System entsteht eine leistungsfähige, unternehmensweite Suche.