Wissensmanagementsysteme einführen

Computernetzwerke machen es möglich, dass Gruppen von Menschen sich einen gemeinsamen Bestand an Wissen aufbauen. Ob Betrieb, Verein oder Kommune: Jede dieser Einheiten kann im Kleinen dem Beispiel der Wikipedia folgen! Aber: Wie kann das in der Praxis ablaufen? Hier ein paar Anregungen dafür.

Wie kann ich Wissensmanagement nutzen?

Informationen, best practices teilen: Ich kann andere daran Teilhaben lassen, was sich hilfreiches herausgefunden habe
Neuigkeiten mit anderen Menschen teilen
Diskussionsprozesse: Ich kann eine öffentliche Diskussion zu einem Thema beginnen
Crowdsourcing: Ich kann alle Teilnehmer einer Community auf einen Schlag fragen und so auf eine kollektive Intelligenz zugreifen

Welche Tools kann ich dafür nutzen?

Social Intranets erschaffen ein Netz aus internen Webseiten, an dem jeder mitschreiben kann und das durch zahlreiche Tools unterstützt wird wie gemeinsame Terminkalender, Medienarchive….
Wikis können als Systeme genutzt werden, in denen man gemeinsam Artikel zu einem Thema erarbeiten und aktuell halten kann. Die Artikel kann man dann über Schlagwortsuche finden oder über ein Kategorien-System.
Blogs ermöglichen es, einzelne Artikel aktuell zu einem Thema im Netzwerk veröffentlichen. Die Beiträge werden dann chronologisch geordnet. Suchmaschinen können Blogartikel nach Schlagworten durchsuchen, man kann Links zu einem Blogartikel versenden, für die Artikel Kategorien vergeben etc.
Soziale Netzwerke ermöglichen es, kurze Nachrichten innerhalb des Netzwerks zu veröffentlichen. Man kann Newsfeeds und Gruppen zu bestimmten Themen erstellen, denen jeder den es betrifft dann folgen kann.
Foren ermöglichen es Fragen zu stellen. Sie stellen auch ein Archiv von Fragen dar, die schon einmal jemand gestellt hat und die dann beantwortet wurden.
Messenger-Tools ermöglichen Gruppenchats die je nach Anwendungsfall neu gegründet werden können: Zum Beispiel für den Gesamtbetrieb, einzelne Abteilungen, einzelne Projekte und Aufgaben…
Notizbuch-Tools wie Evernote ermöglichen es, Informationen als Notizen abzulegen und sie durchsuchbar zu machen durch Kategorisierung, Verschlagwortung, Keywords…

Welche Nachteile soll ein solches System verhindern?

Dass jeder einzeln vor sich hin arbeitet und von Null anfängt, obwohl viele sich genau mit dem gleichen Thema schon befasst haben.
Dass das Wissen von jemandem der die Community verlässt mit ihm geht.
Dass man nicht weiß, wer in der Community welches Wissen hat.

Umsetzung am Beispiel einer Kommune. Ein Bürger kann…

dazu beitragen, die Geschichte seines Ortes zu rekonstruieren und in einem Bürgerwiki zu sammeln
sein Wissen über gute Rad- und Wanderwege, Ausflugsziele, Sehenswürdigkeiten in der Gegend auf einer gemeinsamen, interaktiven Karte teilen
zu einzelnen Themengebieten der Kommunalpolitik einen Überblick bekommen. Beispiele sind: Wie ist der aktuelle Stand bei der Internet-Anbindung? Wie verläuft das Gas- und Wassernetz in der Gemeinde? Welche Schulen, Kindergärten, Behörden gibt es? Wie ist es gerade um den kommunalen Haushalt bestellt?
Hintergründe zu einem bestimmten Projekt oder einer Einrichtung erfahren: Wie ist der aktuelle Planungsstand für das Neubaugebiet? Der Stand der Ortskern-Sanierung? Welcher Sachbearbeiter ist für mein Anliegen im Rathaus oder bei den Stadtwerken zuständig?

Beispiel Unternehmen. Ein Mitarbeiter will…

unternehmensweit nach einer Lösung für ein Problem fragen
zu einem neuen Thema recherchieren, was es dazu an Wissen im Unternehmen gibt
bei einer Recherche zu einem Thema interne Hintergründe erfahren, beispielsweise wer daran arbeitet und dafür zuständig ist
etwas dass er herausgefunden hat mit anderen teilen: hilfreiche Tools, Problemlösungsansätze, Tricks für den Umgang mit Standardprogrammen im Betrieb

Wie kann man das in einer Organisation einführen?

Hierfür empfehlen sich drei zentrale Herangehensweisen:

Leuchtturmprojekte durchführen: Eine Gruppe von Mitarbeitern, die Interesse/Spaß daran hat das System auszuprobieren – zum Beispiel die IT-Abteilung in einem Unternehmen – richtet es sich erst mal für ihre Abteilung ein. Wenn es dort läuft, sehen andere in der Organisation dass das System klappt und Sinn macht und wollen es auch haben.
Beauftragte ernennen: Ein Haupt-Beauftragter kümmert sich in der Organisation hauptverantwortlich um die notwendigen Prozesse und Systeme, wie das Social Intranet. In jeder Abteilung gibt es zudem einen Abteilungs-Beauftragten für das Wissensmanagement-System: Er vermittelt zwischen seiner Abteilung und dem Haupt-Beauftragten. Die Abteilungs-Beauftragten erhalten von dem Haupt-Beauftragten Schulungen und werden zu regelmäßigen Feedback-Gesprächen eingeladen.
Lernressourcen für die Anwender anbieten: Es können allgemeine Schulungen für alle Mitarbeiter angeboten werden. Leitfäden und Lehrvideos können erstellt werden. Artikel auf der Mitarbeiter-Startseite im Intranet und in der Firmenzeitung können veröffentlicht werden. Auch können Beispiel-Berichte über erfolgreiche Anwendungsfälle des Systems verbreitet werden, die Lust auf das System machen und zeigen, wofür man es nutzen kann.

Fazit: Aktiv werden!

Die möglichen Anwendungsfälle und der Nutzen eines solchen Systems sind vielfältig. In der Informationsgesellschaft sollte niemand auf diese Möglichkeit, kollektive Intelligenz zu nutzen, verzichten, denn Möglichkeiten und Leistungsfähigkeit in einer Community können sich im Idealfall jeweils potenzieren.

„Wenn ich weiter sehen konnte, so deshalb, weil ich auf den Schultern von Riesen stand.“
Sir Isaac Newton